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Froilán Fernández
Xerox Global Services
presenta
nueva versión de Docushare
Xerox presentó a sus asociados de negocios la actualización de su software de gestión de documentos digitales, en conjunto con una historia de éxito de implantación del software en
Farmatodo.
La división de servicios globales de Xerox Corporation presentó recientemente al canal de distribución la nueva versión de Docushare, su software de gestión de contenidos empresariales (ECM, por sus siglas en inglés). Brian Bates , gerente general de la división de desarrollo de negocios de Docushare de Xerox Corporation, fue el encargado de presentar las nuevas características que vienenen en Docushare 4.0.
Docushare, dice Bates es una plataforma robusta que ha venido evolucionando desde 1997. "Este software cuenta con más de 4.000 clientes globales, está presente en 5.000 servidores y es utilizad por millón y medio de usuarios finales", dice Brian Bates. Docushare se usa en más de 80 industrias y en 70 países.
Brian Bates, gerente general de la división de desarrollo de negocios de Docushare, de Xerox Corporation
Cada vez que los astronautas de la NASA van a una misión al espacio exterior, envían información de sus hallazgos. A través de Xerox DocuShare, fotografías de ondas espaciales, estudios y otros documentos pueden ser vistos vía web por miles de científicos alrededor del mundo, quienes en tiempo real pueden compartirla, modificarla e incluso llegar a conclusiones en cuestión de minutos, dijo Bates
Un estudio de Internacional Data Corporation –IDC- revela que 80% de las actividades laborales están apoyadas por documentos y 90% de las comunicaciones con los clientes se canalizan a través de ellos. Esto se convierte en una gran cantidad de documentación digital y en papel que se procesa a diario.
DocuShare 4.0 es un conjunto de herramientas para el manejo de contenido, que ayuda a la empresa a simplificar sus operaciones, haciendo sus procesos mucho más eficientes. Permite reducir las tareas de archivo, almacenamiento y clasificación de documentos, optimizar el flujo de información, gestionar el riesgo relacionado con el contenido y realizar el seguimiento rápido de la productividad.
En Venezuela, Farmatodo implementó exitosamente la solución en 2004. La empresa optimizó sus procesos de tal manera que el proceso de recepción y envío de órdenes que anteriormente se hacía en veinte pasos hoy se redujo a uno. De igual manera, la corrección de fallas podía tardar alrededor de 30 días y actualmente sólo son necesarias 24 horas.
Pete Rivera, gerente de Xerox Global Services para América
Latina.
Es compatible con cualquier sistema operativo y “tan sencillo de utilizar que sus usuarios casi no necesitan entrenamiento, quien haya navegado en Internet sabe utilizar DocuShare”, asegura Bates. También se integra con los sistemas multifunción de Xerox para ofrecer una solución completa de gestión del ciclo de vida de los documentos, administrando el contenido impreso y electrónico con facilidad y comodidad.
Es posible programar un documento para que cuando llegue al final de su vida útil se autodestruya. “Ya no es el empleado quien elimina los documentos, DocuShare determina cuándo debe ser borrado del sistema, previniendo así que se deseche información importante” afirma Marisela Rivero Gerente de Servicios Globales de Xerox de Venezuela.
Ofrece varios niveles de controles de seguridad y permisos hasta el nivel de versión de documento y admite el cifrado SSK (Secure Socket Layer) y las firmas digitales.
Este sistema de manejo de contenido empresarial –ECM por sus siglas en inglés- hace posible a las organizaciones capturar, crear, revisar, aprobar, manejar, recuperar y publicar diferentes tipos de contenido para la empresa, ayudándolas a mantener un control de la información clave para la toma de decisiones, mejorando la eficacia operativa y reduciendo costos.
DocuShare proporciona una solución modular que permite –sea cual sea el tamaño de la empresa- comprar lo necesario y con la posibilidad de incluir capacidades de ECM más sofisticadas de acuerdo a su crecimiento. “Más seguro que la página web más segura” concluyó Bates.
Marisela Rivero,
gerente de servicios globales de Xerox de Venezuela
